Bewerber Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

H.Z.-LOGISTIK Silotransporte und Lebensmittelverkehre GmbH
Alexander-Meißner-Straße 70
12526 Berlin

Telefon: +49 30 35 59 19-0
E-Mail: info@hz-silotransporte.de

Anfragen zum Datenschutz können Sie an diese Kontaktdaten richten.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzhinweise gelten für:

• allgemeine Stellenanfragen;
• Bewerbungen per E-Mail oder Briefpost;
• telefonische Bewerberkontakte;
• freiwillige Kontakte über WhatsApp Business;
• Auswahlgespräche und weitere Schritte des Bewerbungsverfahrens;
• Kandidatenprofile, die uns durch Personalvermittler oder Personaldienstleister übermittelt werden;
• die Prüfung beruflicher Berechtigungen bei einer beabsichtigten Einstellung.

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um:

• mit Ihnen wegen einer offenen Stelle zu kommunizieren;
• Ihre Bewerbung entgegenzunehmen und zu bearbeiten;
• Ihre Qualifikation und stellenbezogene Eignung zu prüfen;
• Auswahlgespräche und weitere Schritte des Bewerbungsverfahrens zu organisieren;
• über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses zu entscheiden;
• das Auswahlverfahren sachlich zu dokumentieren.

Für konkrete Bewerbungen und das Auswahlverfahren ist Rechtsgrundlage § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Bewerberinnen und Bewerber gelten insoweit als Beschäftigte im Sinne des Beschäftigtendatenschutzes. (Gesetze im Internet)

Allgemeine stellenbezogene Anfragen, die noch nicht auf eine konkrete Bewerbung gerichtet sind, verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Beantwortung von Stellenanfragen und der Bereitstellung einfacher Kontaktmöglichkeiten.

Soweit eine Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Prüf-, Nachweis- oder Dokumentationspflichten erforderlich ist, erfolgt sie auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit der jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschrift.

Nach Abschluss eines Bewerbungsverfahrens können erforderliche Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO zur Beweissicherung sowie zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche aufbewahrt werden.

Soweit wir einem Personalvermittler oder Personaldienstleister erforderliche Informationen über den Fortgang oder das Ergebnis des Verfahrens übermitteln, erfolgt dies auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchführung und Abrechnung des Vermittlungsauftrags.

4. Verarbeitete Daten

Je nach Verlauf des Bewerbungsverfahrens verarbeiten wir insbesondere:

• Stamm- und Kontaktdaten;
• Angaben zur gewünschten Tätigkeit;
• Angaben zu Einsatzort und Verfügbarkeit;
• Vergütungsvorstellungen;
• Lebenslauf und beruflichen Werdegang;
• Angaben zu Ausbildung, Berufserfahrung und Qualifikationen;
• Zeugnisse und sonstige erforderliche Nachweise;
• Inhalte der schriftlichen und mündlichen Kommunikation;
• Gesprächsnotizen;
• interne stellenbezogene Bewertungen und Auswahlentscheidungen.

Wir verarbeiten nur diejenigen Daten, die für die Bearbeitung der Anfrage, die Durchführung des Bewerbungsverfahrens oder eine beabsichtigte Einstellung erforderlich sind.

5. Datenquellen

In der Regel erhalten wir Ihre personenbezogenen Daten unmittelbar von Ihnen.

Im Einzelfall erhalten wir personenbezogene Kandidatenprofile von Personalvermittlern oder Personaldienstleistern. In diesem Fall stammen die Daten von dem jeweiligen Vermittler und umfassen insbesondere:

• Kontakt- und Stammdaten;
• Angaben zum beruflichen Werdegang;
• Profil- und Qualifikationsdaten;
• Angaben zur gewünschten Tätigkeit und Verfügbarkeit.

Der konkrete Personalvermittler oder Personaldienstleister wird Ihnen im jeweiligen Vorgang mitgeteilt.

Wir stellen Ihnen diese Datenschutzhinweise spätestens bei unserer ersten eigenen Kontaktaufnahme zur Verfügung. Erfolgt zunächst keine Kontaktaufnahme, erhalten Sie die Informationen spätestens innerhalb eines Monats nach Eingang Ihrer personenbezogenen Daten und jedenfalls vor einer erstmaligen Offenlegung an einen weiteren Empfänger. Die Fristen und Informationspflichten bei einer indirekten Datenerhebung ergeben sich aus Art. 14 DSGVO. (Eur-Lex)

6. Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Besondere Kategorien personenbezogener Daten, insbesondere Gesundheitsdaten oder Angaben zu einer Behinderung, werden von uns grundsätzlich nicht angefordert.

Sollten Sie solche Daten dennoch mitteilen, verarbeiten wir sie nur, soweit dies für das Bewerbungsverfahren, zur Ausübung arbeitsrechtlicher Rechte oder zur Erfüllung arbeits- oder sozialrechtlicher Pflichten erforderlich und gesetzlich zulässig ist.

Rechtsgrundlagen sind § 26 Abs. 1 und Abs. 3 BDSG in Verbindung mit Art. 9 Abs. 2 Buchstabe b DSGVO.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung rechtlicher Ansprüche erforderlich sind, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 Buchstabe f DSGVO gestützt werden.

Nicht erforderliche oder nicht rechtmäßig verwertbare Angaben werden gelöscht.

7. Prüfung beruflicher Berechtigungen und Nachweise

Führerschein, Fahrerkarte, Berufskraftfahrerqualifikation sowie gegebenenfalls Aufenthalts- oder Beschäftigungsberechtigungen werden grundsätzlich erst nach Abschluss der Auswahlgespräche bei einer beabsichtigten Einstellung geprüft.

Die Originale werden eingesehen. Kopien werden nur angefertigt und gespeichert, soweit dies aufgrund konkreter gesetzlicher Prüf- oder Nachweispflichten erforderlich ist. Soweit eine Kopie nicht erforderlich ist, wird lediglich die erfolgte Prüfung beziehungsweise das Prüfergebnis dokumentiert.

Rechtsgrundlage ist § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG. Soweit eine konkrete gesetzliche Prüf- oder Dokumentationspflicht besteht, erfolgt die Verarbeitung zusätzlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO in Verbindung mit der jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorschrift.

Die weitere Verarbeitung und die gesetzlich erforderlichen Kontrollen nach Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses richten sich nach den für Beschäftigte geltenden Datenschutzinformationen und internen Kontrollprozessen.

8. Empfänger

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff, deren Beteiligung für die konkrete Stellenbesetzung erforderlich ist. Dies sind insbesondere:

• die zuständigen Mitglieder der Geschäftsführung;
• gegebenenfalls die zuständige Niederlassungsleitung.

Externe Empfänger beziehungsweise Empfängerkategorien können sein:

• IT- und Kommunikationsdienstleister, soweit dies für Betrieb, Speicherung, Wartung oder Fehlerbehebung erforderlich ist;
• Personalvermittler oder Personaldienstleister, soweit sie für die Durchführung oder Abrechnung des Vermittlungsauftrags erforderliche Informationen erhalten;
• Rechtsberater;
• Behörden und Gerichte, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder zur Rechtsverteidigung erforderlich ist.

Personalvermittler oder Personaldienstleister erhalten grundsätzlich nur die erforderlichen Status- oder Ergebnisinformationen, insbesondere ob:

• ein Auswahlgespräch stattgefunden hat;
• das Verfahren fortgesetzt wird;
• das Verfahren nicht fortgesetzt wird;
• eine Einstellung erfolgt.

Detaillierte Gesprächsnotizen, interne Bewertungen, sensible Angaben und ausführliche Entscheidungsgründe werden nicht übermittelt.

9. Freiwilliger Kontakt über WhatsApp

Wir bieten Ihnen freiwillig die Möglichkeit, über die WhatsApp Business App Kontakt mit uns aufzunehmen.

Der WhatsApp-Kanal dient insbesondere:

• allgemeinen Fragen zu offenen Stellen;
• Informationen zu Tätigkeiten, Arbeitszeiten, Einsatzorten, Routen und Vergütung;
• Rückfragen sowie Rückruf- und Terminabsprachen;
• der Weiterleitung in den regulären Bewerbungsprozess.

Die Nutzung von WhatsApp ist nicht erforderlich und hat keinen Einfluss auf die Bewertung Ihrer Bewerbung. Sie können uns alternativ per E-Mail, Telefon oder Briefpost kontaktieren.

Allgemeine WhatsApp-Anfragen verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Bereitstellung eines einfachen und freiwilligen Kontaktwegs.

Sobald sich die Kommunikation auf eine konkrete Bewerbung bezieht, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von § 26 Abs. 1 Satz 1 BDSG.

Wir fordern über WhatsApp insbesondere keine:

• Lebensläufe;
• Zeugnisse;
• Führerschein- oder Fahrerkartenkopien;
• Ausweisdokumente;
• Gesundheitsdaten;
• sonstigen vertraulichen Unterlagen

an.

Sollten Sie solche Unterlagen dennoch unaufgefordert übermitteln, werden sie nur verarbeitet, soweit dies für das Bewerbungsverfahren erforderlich und gesetzlich zulässig ist. Nicht erforderliche Unterlagen und Angaben werden gelöscht.

Bei der WhatsApp-Kommunikation können insbesondere verarbeitet werden:

• Ihre Mobiltelefonnummer;
• Ihr Profilname;
• Inhalt und Zeitpunkt Ihrer Nachrichten;
• von Ihnen freiwillig übermittelte Angaben;
• technische Kommunikations-, Geräte-, Nutzungs- und Protokolldaten.

Anbieter der WhatsApp Business App für Unternehmen im Europäischen Wirtschaftsraum ist die WhatsApp Ireland Limited.

WhatsApp verarbeitet bestimmte Daten zur Bereitstellung der geschäftlichen Kommunikation. Daneben verarbeitet WhatsApp bestimmte Account-, Nutzungs-, Geräte-, Protokoll-, Sicherheits- und Diagnosedaten nach eigener Verantwortlichkeit und nach Maßgabe der eigenen Datenschutz- und Geschäftsbedingungen.

Die innerhalb der WhatsApp Business App eingesetzte gerätebasierte Übersetzungsfunktion dient ausschließlich der Verständigung mit fremdsprachigen Bewerberinnen und Bewerbern. Bewerbernachrichten werden hierfür nicht durch H.Z.-LOGISTIK in externe Übersetzungs- oder KI-Dienste übertragen.

Die aktuellen WhatsApp-Bedingungen ordnen bestimmte Verarbeitungen WhatsApp Ireland als Auftragsverarbeiter zu und sehen für bestimmte andere Verarbeitungen eine eigene Verantwortlichkeit des Dienstanbieters vor. (WhatsApp.com)

10. Verarbeitung außerhalb der EU oder des EWR

Bei der Nutzung von WhatsApp sowie einzelner cloudbasierter IT- und Kommunikationsdienstleister kann es zu einer Verarbeitung personenbezogener Daten außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums kommen.

WhatsApp Ireland übermittelt nach seinen Vertragsbedingungen bestimmte europäische Daten an WhatsApp LLC, Meta Platforms Inc. und gegebenenfalls weitere Unterauftragsverarbeiter.

WhatsApp stützt Übermittlungen in die Vereinigten Staaten insbesondere auf das EU-U.S. Data Privacy Framework und gegebenenfalls auf Standardvertragsklauseln oder andere nach der DSGVO anerkannte Übermittlungsmechanismen. (WhatsApp.com)

Im Übrigen erfolgen Drittlandübermittlungen nur auf Grundlage:

• eines Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission;
• geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission; oder
• einer anderen gesetzlich zulässigen Grundlage.

Weitere Informationen über die im Einzelfall eingesetzten Garantien können Sie unter den in Ziffer 1 genannten Kontaktdaten anfordern.

11. Speicherdauer

Kommt ein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die hierfür erforderlichen Daten in die Personalunterlagen übernommen. Nicht mehr benötigte Bewerbungsunterlagen und Duplikate werden gelöscht.

Kommt kein Beschäftigungsverhältnis zustande, werden die Bewerbungsdaten grundsätzlich spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht.

Als Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelten insbesondere:

• der Zugang einer Absage;
• die endgültige Entscheidung, die Stellenbesetzung oder das Bewerbungsverfahren nicht fortzuführen;
• die Rücknahme der Bewerbung.

Bei Rücknahme einer Bewerbung werden nicht mehr benötigte Daten grundsätzlich zeitnah gelöscht. Daten, die ausnahmsweise noch zur Beweissicherung oder Rechtsverteidigung erforderlich sind, können bis zum Ablauf der regulären Höchstfrist aufbewahrt werden.

Eine längere Speicherung erfolgt nur, wenn:

• konkrete rechtliche Ansprüche geltend gemacht wurden;
• ein Rechtsstreit anhängig oder konkret zu erwarten ist;
• eine gesetzliche Verpflichtung eine weitere Speicherung erfordert.

Reine stellenbezogene Anfragen ohne anschließende Bewerbung werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht.

WhatsApp-Chats werden gelöscht, sobald sie für den Erstkontakt oder das Bewerbungsverfahren nicht mehr erforderlich sind. Wurden erforderliche Angaben in den regulären Bewerbungsprozess übernommen, wird der WhatsApp-Chat anschließend gelöscht, soweit keine weitere Kommunikation über diesen Kanal erforderlich ist.

Eine dauerhafte Speicherung für spätere Stellenbesetzungen oder die Aufnahme in einen Bewerberpool findet nicht statt.

12. Erforderlichkeit der Bereitstellung

Sie sind nicht verpflichtet, sich bei uns zu bewerben.

Für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung benötigen wir jedoch diejenigen Angaben, die erforderlich sind, um:

• Ihre Erreichbarkeit festzustellen;
• Ihre Qualifikation und stellenbezogene Eignung zu prüfen;
• das Bewerbungsverfahren durchzuführen;
• über eine mögliche Einstellung zu entscheiden.

Für bestimmte Tätigkeiten sind berufliche Berechtigungen oder gesetzlich vorgeschriebene Nachweise erforderlich. Ohne die notwendigen Angaben und Nachweise kann Ihre Bewerbung möglicherweise nicht vollständig bearbeitet oder ein Beschäftigungsverhältnis nicht begründet werden.

Die Nutzung von WhatsApp ist freiwillig.

13. Ihre Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie insbesondere das Recht auf:

• Auskunft über Ihre personenbezogenen Daten;
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten;
• Löschung;
• Einschränkung der Verarbeitung;
• Datenübertragbarkeit;
• Widerspruch gegen Verarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO beruhen.

Soweit eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO beruht, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten wenden.

Sie haben außerdem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Für Unternehmen mit Sitz in Berlin ist grundsätzlich zuständig:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin

E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de (Berliner Datenschutzbeauftragte)

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