Informacja o przetwarzaniu danych osobowych osób ubiegających się o zatrudnienie

Stan na dzień: 31 lipca 2026 r.

Niniejsza informacja została sporządzona w języku polskim w celu zapewnienia osobom zainteresowanym ofertami pracy publikowanymi również w języku polskim przejrzystych i zrozumiałych informacji o przetwarzaniu ich danych osobowych.

Rekrutacja dotyczy stanowisk u niemieckiego pracodawcy, obsadzanych w Niemczech. Do przetwarzania danych osobowych w związku z rekrutacją stosuje się rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679, dalej „RODO”, oraz niemieckie przepisy dotyczące ochrony danych osobowych w kontekście zatrudnienia, w szczególności § 26 niemieckiej federalnej ustawy o ochronie danych osobowych — Bundesdatenschutzgesetz, dalej „BDSG”.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem Państwa danych osobowych, dalej „Administratorem”, jest:

H.Z.-LOGISTIK Silotransporte und Lebensmittelverkehre GmbH
Alexander-Meißner-Straße 70
12526 Berlin
Niemcy

Telefon: +49 30 35 59 19-0
E-mail: info@hz-silotransporte.de

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania i ochrony Państwa danych osobowych mogą Państwo kontaktować się z Administratorem, korzystając z powyższych danych kontaktowych.

2. Zakres zastosowania

Niniejsza informacja ma zastosowanie do przetwarzania danych osobowych w związku z:

• ogólnymi zapytaniami dotyczącymi ofert pracy;
• aplikacjami przesyłanymi pocztą elektroniczną lub tradycyjną;
• kontaktami telefonicznymi dotyczącymi rekrutacji;
• dobrowolnym kontaktem za pośrednictwem aplikacji WhatsApp Business;
• rozmowami kwalifikacyjnymi oraz dalszymi etapami procesu rekrutacyjnego;
• profilami kandydatów przekazywanymi nam przez agencje zatrudnienia, pośredników pracy lub inne podmioty świadczące usługi rekrutacyjne;
• weryfikacją uprawnień i dokumentów zawodowych w przypadku planowanego zatrudnienia.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania

Przetwarzamy Państwa dane osobowe w celu:

• nawiązania i prowadzenia kontaktu w związku z wolnym stanowiskiem;
• przyjęcia, analizy i rozpatrzenia aplikacji;
• oceny Państwa kwalifikacji oraz przydatności do pracy na danym stanowisku;
• organizacji rozmów kwalifikacyjnych i dalszych etapów procesu rekrutacyjnego;
• podjęcia decyzji w sprawie nawiązania stosunku pracy;
• udokumentowania przebiegu procesu rekrutacyjnego w niezbędnym zakresie.

Podstawą prawną przetwarzania danych w związku z konkretną aplikacją i procesem rekrutacyjnym jest § 26 ust. 1 zdanie pierwsze BDSG w związku z art. 88 RODO.

Zgodnie z § 26 ust. 8 BDSG osoby ubiegające się o zatrudnienie są uznawane za osoby zatrudnione na potrzeby niemieckich przepisów dotyczących ochrony danych osobowych w kontekście zatrudnienia.

Ogólne zapytania dotyczące ofert pracy, które nie odnoszą się jeszcze do konkretnej aplikacji, przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest udzielanie odpowiedzi na pytania dotyczące możliwości zatrudnienia oraz zapewnienie łatwo dostępnych kanałów kontaktu.

Jeżeli przetwarzanie jest niezbędne do wykonania ustawowego obowiązku w zakresie kontroli, dokumentacji lub przechowywania dowodów, podstawą prawną jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwym przepisem prawa.

Po zakończeniu procesu rekrutacyjnego niezbędne dane mogą być przechowywane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu zabezpieczenia dowodów oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest możliwość wykazania prawidłowego przebiegu procesu rekrutacyjnego oraz obrony przed ewentualnymi roszczeniami.

Jeżeli przekazujemy agencji zatrudnienia, pośrednikowi pracy lub innemu podmiotowi świadczącemu usługi rekrutacyjne niezbędne informacje o przebiegu albo wyniku rekrutacji, przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest prawidłowa realizacja i rozliczenie zlecenia dotyczącego rekrutacji lub pośrednictwa pracy.

4. Kategorie przetwarzanych danych osobowych

W zależności od przebiegu procesu rekrutacyjnego możemy przetwarzać w szczególności:

• dane identyfikacyjne;
• dane kontaktowe wskazane przez Państwa;
• informacje dotyczące stanowiska, o które się Państwo ubiegają;
• informacje dotyczące preferowanego miejsca wykonywania pracy oraz Państwa dyspozycyjności;
• oczekiwania finansowe;
• życiorys oraz informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;
• informacje o wykształceniu, doświadczeniu zawodowym i kwalifikacjach;
• świadectwa, certyfikaty i inne dokumenty wymagane w związku z danym stanowiskiem;
• treść korespondencji oraz informacje przekazane podczas rozmów;
• notatki sporządzone w związku z rozmowami rekrutacyjnymi;
• wewnętrzne oceny odnoszące się do wymagań danego stanowiska oraz decyzje podejmowane w procesie rekrutacyjnym.

Zakres przetwarzanych danych ograniczamy do informacji niezbędnych do rozpatrzenia zapytania, przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego lub przygotowania planowanego zatrudnienia.

5. Źródła danych osobowych

Co do zasady pozyskujemy Państwa dane osobowe bezpośrednio od Państwa.

W niektórych przypadkach otrzymujemy imienne profile kandydatów od agencji zatrudnienia, pośredników pracy lub innych podmiotów świadczących usługi rekrutacyjne. W takim przypadku dane mogą obejmować w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe;
• informacje o przebiegu dotychczasowego zatrudnienia;
• dane profilowe oraz informacje o kwalifikacjach;
• informacje dotyczące oczekiwanego rodzaju pracy i dyspozycyjności.

Informację o konkretnym źródle danych otrzymają Państwo w ramach danego procesu rekrutacyjnego.

Niniejszą informację udostępniamy najpóźniej przy pierwszym bezpośrednim kontakcie z Państwem. Jeżeli początkowo nie kontaktujemy się z Państwem, przekazujemy ją najpóźniej w terminie miesiąca od otrzymania danych osobowych.

Jeżeli dane mają zostać wykorzystane do komunikacji z Państwem, informację przekazujemy najpóźniej przy pierwszej takiej komunikacji. Jeżeli dane mają zostać ujawnione innemu odbiorcy, informację przekazujemy najpóźniej przed ich pierwszym ujawnieniem.

6. Szczególne kategorie danych osobowych

Co do zasady nie wymagamy przekazywania szczególnych kategorii danych osobowych, w szczególności danych dotyczących zdrowia, niepełnosprawności, pochodzenia rasowego lub etnicznego, przekonań religijnych lub światopoglądowych, poglądów politycznych, przynależności do związków zawodowych ani informacji dotyczących życia seksualnego lub orientacji seksualnej.

Prosimy o nieprzekazywanie takich informacji, o ile nie są one niezbędne w związku z konkretnym procesem rekrutacyjnym lub korzystaniem z praw przewidzianych w przepisach prawa pracy.

Jeżeli przekażą nam Państwo takie dane, będziemy je przetwarzać wyłącznie wtedy i w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do wykonywania praw lub obowiązków wynikających z prawa pracy, prawa zabezpieczenia społecznego lub ochrony socjalnej, a przetwarzanie jest prawnie dopuszczalne.

Podstawą prawną przetwarzania szczególnych kategorii danych osobowych jest w takim przypadku § 26 ust. 3 BDSG w związku z art. 9 ust. 2 lit. b RODO.

Jeżeli przetwarzanie takich danych jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, podstawę prawną może stanowić również art. 9 ust. 2 lit. f RODO.

Dane, które nie są niezbędne do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego lub których nie możemy zgodnie z prawem wykorzystać, zostaną usunięte.

7. Weryfikacja uprawnień i dokumentów zawodowych

Dokumenty potwierdzające uprawnienia zawodowe, w szczególności prawo jazdy, karta kierowcy oraz dokumenty potwierdzające kwalifikację zawodową kierowcy, a także — w razie potrzeby — dokumenty potwierdzające prawo pobytu lub uprawnienie do podjęcia pracy, są co do zasady weryfikowane dopiero po zakończeniu rozmów kwalifikacyjnych, gdy planowane jest zatrudnienie.

Dokumenty są przedstawiane do wglądu w oryginale. Kopie sporządzamy i przechowujemy wyłącznie wtedy, gdy jest to wymagane na podstawie konkretnego ustawowego obowiązku kontrolnego, dokumentacyjnego lub dowodowego.

Jeżeli przechowywanie kopii nie jest wymagane, dokumentujemy wyłącznie fakt przeprowadzenia kontroli oraz, w niezbędnym zakresie, jej wynik.

Podstawą prawną przetwarzania jest § 26 ust. 1 zdanie pierwsze BDSG. Jeżeli istnieje konkretny ustawowy obowiązek kontroli lub dokumentacji, przetwarzanie odbywa się dodatkowo na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z właściwym przepisem prawa.

Dalsze przetwarzanie danych oraz kontrole wymagane po nawiązaniu stosunku pracy podlegają zasadom określonym w informacjach dotyczących przetwarzania danych osobowych pracowników oraz w wewnętrznych procedurach kontrolnych.

8. Odbiorcy danych osobowych

W ramach naszego przedsiębiorstwa dostęp do Państwa danych osobowych uzyskują wyłącznie osoby, których udział jest niezbędny do obsadzenia danego stanowiska.

Mogą to być w szczególności:

• właściwi członkowie kierownictwa spółki;
• w razie potrzeby kierownictwo właściwego oddziału lub miejsca wykonywania pracy.

Zewnętrznymi odbiorcami lub kategoriami odbiorców danych mogą być:

• dostawcy usług informatycznych i komunikacyjnych, w zakresie niezbędnym do zapewnienia działania systemów, przechowywania danych, konserwacji lub usuwania usterek;
• agencje zatrudnienia, pośrednicy pracy lub inne podmioty świadczące usługi rekrutacyjne, jeżeli otrzymują informacje niezbędne do realizacji lub rozliczenia zlecenia;
• doradcy prawni;
• organy administracji publicznej i sądy, jeżeli przekazanie danych jest wymagane przepisami prawa lub niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Agencje zatrudnienia, pośrednicy pracy lub inne podmioty świadczące usługi rekrutacyjne otrzymują co do zasady wyłącznie informacje niezbędne do określenia statusu lub wyniku procesu rekrutacyjnego, w szczególności informację, czy:

• odbyła się rozmowa kwalifikacyjna;
• proces rekrutacyjny jest kontynuowany;
• proces rekrutacyjny nie będzie kontynuowany;
• doszło do zatrudnienia.

Nie przekazujemy szczegółowych notatek z rozmów, wewnętrznych ocen, szczególnych kategorii danych osobowych ani szczegółowych uzasadnień podjętych decyzji.

9. Dobrowolny kontakt za pośrednictwem WhatsApp Business

Oferujemy Państwu dobrowolną możliwość kontaktowania się z nami za pośrednictwem aplikacji WhatsApp Business.

Kanał ten służy w szczególności do:

• zadawania ogólnych pytań dotyczących ofert pracy;
• przekazywania przez nas informacji o zakresie obowiązków, godzinach pracy, miejscach wykonywania pracy, trasach i wynagrodzeniu;
• udzielania odpowiedzi na pytania oraz uzgadniania rozmów telefonicznych i terminów;
• przeniesienia dalszej komunikacji do standardowego procesu rekrutacyjnego.

Korzystanie z WhatsApp nie jest obowiązkowe i nie ma wpływu na ocenę Państwa kandydatury. Alternatywnie mogą Państwo skontaktować się z nami pocztą elektroniczną, telefonicznie lub pocztą tradycyjną.

Ogólne zapytania przekazywane za pośrednictwem WhatsApp przetwarzamy na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest zapewnienie prostego i dobrowolnego kanału komunikacji.

Jeżeli komunikacja dotyczy konkretnej aplikacji, podstawą prawną przetwarzania jest § 26 ust. 1 zdanie pierwsze BDSG.

Za pośrednictwem WhatsApp nie wymagamy przekazywania w szczególności:

• życiorysów;
• świadectw i certyfikatów;
• kopii prawa jazdy lub karty kierowcy;
• dokumentów tożsamości;
• danych dotyczących zdrowia;
• innych poufnych dokumentów.

Jeżeli mimo to przekażą nam Państwo takie dokumenty lub informacje bez uprzedniego żądania, będą one przetwarzane wyłącznie w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego i dopuszczalnym przez prawo. Dokumenty i informacje, które nie są potrzebne, zostaną usunięte.

Podczas komunikacji za pośrednictwem WhatsApp mogą być przetwarzane w szczególności:

• numer telefonu komórkowego;
• nazwa profilu oraz, zależnie od Państwa ustawień, zdjęcie profilowe;
• treść i czas wysłania wiadomości;
• informacje dobrowolnie przekazane przez Państwa;
• techniczne dane dotyczące komunikacji, urządzenia i korzystania z usługi, w tym dane dzienników systemowych.

Dostawcą usługi WhatsApp Business w Europejskim Obszarze Gospodarczym jest WhatsApp Ireland Limited.

WhatsApp przetwarza określone dane w celu zapewnienia usługi komunikacyjnej. W odniesieniu do niektórych danych dotyczących konta, korzystania z usługi, urządzenia, bezpieczeństwa, diagnostyki i działania systemów WhatsApp może również działać we własnym zakresie i zgodnie z własnymi zasadami ochrony danych oraz warunkami świadczenia usług.

Funkcja tłumaczenia zintegrowana z aplikacją WhatsApp Business i działająca lokalnie na urządzeniu jest wykorzystywana wyłącznie w celu umożliwienia komunikacji z osobami posługującymi się innymi językami.

H.Z.-LOGISTIK nie przekazuje w tym celu treści wiadomości kandydatów do zewnętrznych usług tłumaczeniowych ani zewnętrznych systemów sztucznej inteligencji.

10. Przekazywanie danych do państw trzecich

W związku z korzystaniem z WhatsApp oraz niektórych usług informatycznych i komunikacyjnych świadczonych w środowisku chmurowym może dochodzić do przekazywania lub innego przetwarzania danych osobowych poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

WhatsApp Ireland Limited może przekazywać określone dane do WhatsApp LLC, Meta Platforms, Inc. oraz innych podmiotów należących do grupy Meta lub świadczących na jej rzecz usługi, również w państwach trzecich.

Zgodnie z informacjami udostępnianymi przez WhatsApp przekazywanie danych do Stanów Zjednoczonych może opierać się w szczególności na Ramach ochrony danych UE–USA, czyli EU-U.S. Data Privacy Framework, jeżeli dany odbiorca posiada ważny certyfikat.

W zależności od okoliczności mogą być również stosowane standardowe klauzule umowne Komisji Europejskiej lub inne mechanizmy przekazywania danych dopuszczone na podstawie RODO.

W pozostałych przypadkach dane są przekazywane do państw trzecich wyłącznie na podstawie:

• decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony;
• odpowiednich zabezpieczeń, w szczególności standardowych klauzul umownych Komisji Europejskiej; lub
• innej podstawy prawnej przewidzianej w RODO.

Dalsze informacje o zabezpieczeniach stosowanych w konkretnym przypadku, w tym informacje o możliwości uzyskania ich kopii, można otrzymać, korzystając z danych kontaktowych wskazanych w punkcie 1.

11. Okres przechowywania danych osobowych

Jeżeli zostaną Państwo zatrudnieni, dane niezbędne do nawiązania i realizacji stosunku pracy zostaną przeniesione do dokumentacji pracowniczej.

Dokumenty rekrutacyjne, które nie są potrzebne do realizacji stosunku pracy, oraz ich zbędne kopie zostaną usunięte.

Jeżeli nie dojdzie do nawiązania stosunku pracy, dane dotyczące aplikacji zostaną co do zasady usunięte najpóźniej po upływie sześciu miesięcy od zakończenia procesu rekrutacyjnego.

Za zakończenie procesu rekrutacyjnego uważa się w szczególności:

• otrzymanie przez Państwa informacji o odrzuceniu kandydatury;
• podjęcie ostatecznej decyzji o nieobsadzaniu stanowiska lub niekontynuowaniu procesu rekrutacyjnego;
• wycofanie przez Państwa aplikacji.

W przypadku wycofania aplikacji dane, które nie są już potrzebne, zostaną usunięte bez zbędnej zwłoki.

Dane, które wyjątkowo pozostają niezbędne do zabezpieczenia dowodów lub obrony prawnej, mogą być przechowywane przez okres konieczny do realizacji tych celów, co do zasady nie dłużej niż do upływu okresu przechowywania mającego zastosowanie po zwykłym zakończeniu procesu rekrutacyjnego.

Dłuższe przechowywanie danych może nastąpić w szczególności wtedy, gdy:

• zgłoszono konkretne roszczenia;
• toczy się postępowanie sądowe lub administracyjne;
• wszczęcia takiego postępowania można konkretnie oczekiwać;
• dalsze przechowywanie jest wymagane przepisami prawa.

Ogólne zapytania dotyczące ofert pracy, po których nie nastąpiła aplikacja, są usuwane po udzieleniu odpowiedzi i zakończeniu danej sprawy, chyba że dalsze przechowywanie jest wyjątkowo niezbędne.

Czaty WhatsApp są usuwane, gdy nie są już potrzebne do pierwszego kontaktu lub procesu rekrutacyjnego.

Jeżeli niezbędne informacje zostały przeniesione do standardowego procesu rekrutacyjnego, czat WhatsApp zostanie następnie usunięty, o ile dalsza komunikacja za pośrednictwem tego kanału nie jest potrzebna.

Dane nie są przechowywane bezterminowo na potrzeby przyszłych rekrutacji ani umieszczane w bazie kandydatów przeznaczonej do przyszłych procesów rekrutacyjnych.

12. Dobrowolność podania danych i konsekwencje ich niepodania

Podanie danych osobowych jest dobrowolne w tym znaczeniu, że nie mają Państwo obowiązku ubiegania się o zatrudnienie w naszym przedsiębiorstwie.

Podanie danych niezbędnych do przeprowadzenia procesu rekrutacyjnego jest jednak warunkiem rozpatrzenia aplikacji.

Potrzebujemy w szczególności danych umożliwiających:

• skontaktowanie się z Państwem;
• ocenę Państwa kwalifikacji oraz przydatności do pracy na danym stanowisku;
• przeprowadzenie procesu rekrutacyjnego;
• podjęcie decyzji w sprawie ewentualnego zatrudnienia.

W przypadku niektórych stanowisk wymagane są określone uprawnienia zawodowe lub dokumenty przewidziane przepisami prawa.

Bez niezbędnych danych, dokumentów lub potwierdzenia wymaganych uprawnień aplikacja może nie zostać w pełni rozpatrzona albo nawiązanie stosunku pracy może nie być możliwe.

Korzystanie z WhatsApp jest dobrowolne.

13. Prawa osób, których dane dotyczą

Na warunkach określonych w obowiązujących przepisach przysługuje Państwu w szczególności:

• prawo dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo sprostowania nieprawidłowych danych lub uzupełnienia danych niekompletnych;
• prawo żądania usunięcia danych;
• prawo żądania ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych, jeżeli spełnione są warunki określone w art. 20 RODO, w szczególności gdy przetwarzanie odbywa się w sposób zautomatyzowany na podstawie zgody lub umowy;
• prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw z przyczyn związanych z Państwa szczególną sytuacją.

W celu skorzystania z przysługujących praw mogą Państwo skontaktować się z Administratorem, korzystając z danych wskazanych w punkcie 1.

Mają Państwo również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, w szczególności w państwie członkowskim swojego zwykłego pobytu, miejsca pracy lub miejsca domniemanego naruszenia.

Organem nadzorczym właściwym dla Administratora jest co do zasady:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Niemcy

E-mail: mailbox@datenschutz-berlin.de

Osoby mające zwykłe miejsce pobytu w Polsce mogą również skierować skargę do:

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych
Urząd Ochrony Danych Osobowych
ul. Stanisława Moniuszki 1A
00-014 Warszawa
Polska

E-mail: kancelaria@uodo.gov.pl